Está más que claro que una empresa no depende al cien por ciento de sí misma para poder ser exitosa. Los stakeholders o partes interesadas influyen en el rendimiento y los resultados de ellas, por lo que es necesario que, en cada proyecto, estos estén satisfechos.
A la hora de llevar a cabo un proyecto, las empresas deben contar con diversos agentes internos y externos que cumplen roles elementales dentro del mismo. A estas figuras se les denomina stakeholders o partes interesadas.
Al hablar de stakeholders nos referimos a empleados, proveedores, entidades financieras y otros grupos interesados que influyen, de una manera u otra, en el desarrollo de las actividades de la empresa.
Estos agentes son esenciales en el desarrollo y resultado de los proyectos de la empresa. Por lo tanto, deben formar parte de las estrategias corporativas de modo que estén satisfechos al finalizar los procesos.
¿Cómo involucrar a los stakeholders en el proyecto?
Para involucrar correctamente a las partes interesadas de un proyecto se debe llevar un proceso de gestión. Esto de modo que los stakeholders de la empresa participen en el proceso de forma efectiva desde el inicio del proyecto hasta su final.
Gestores de proyecto
Por ende, uno de los stakeholders clave en cualquier proyecto de alguna organización es justamente el gestor de proyecto. Esta es la o las personas que se encargan de gestionar y liderar la totalidad del proceso.
El gestor de proyectos es un actor primordial para el desarrollo de los proyectos en una empresa, ya que se encargan no solo de la planeación total de las tareas, sino también de la supervisión de cada una de las etapas del proceso.
Así mismo, los gestores de proyecto son el puente de comunicación entre la directiva de la empresa y el resto de los trabajadores. Por este motivo, es de vital importancia contar con gestores que estén comprometidos y también resulta esencial que estos cuenten con margen de acción para trabajar a gusto.
Estos gestores de proyecto tienen una gran responsabilidad sobre sus hombros, ya que deben tomar decisiones importantes en los momentos críticos de un proyecto. Del mismo modo, deben informar constantemente sobre los avances a la junta directiva.
Ejecutivos de la empresa
Los ejecutivos también son agentes indispensables a la hora de llevar a cabo un proyecto en una empresa. Son estas personas las que se encargan de elaborar y dirigir las estrategias y objetivos del resto del equipo de trabajo. Se trata de los altos mandos de la organización, por lo que resulta importante que sean tomados en cuenta.
Al hablar de los ejecutivos, lo más relevante no es el proceso sino los resultados. Para la gestión de los procesos, importa más el trabajo de los gestores de proyecto.
Sin embargo, es importante que los ejecutivos de la empresa reciban informes de manera periódica sobre el estatus del proyecto y las tareas que se llevan a cabo.
Estos informes deben referirse al cumplimiento de los objetivos y al uso de recursos de la empresa a lo largo del proceso.
La junta directiva de la empresa debe saber si todo marcha correctamente en un proyecto, así como deben ser informados a la hora de que ocurra algún imprevisto en el proceso.
Equipo de trabajo
Un proyecto no puede llevarse a cabo sin la participación, por supuesto, de los miembros del equipo. Son estos los que elaboran la mayor parte del trabajo, siendo totalmente influyentes en el resultado final de cada proyecto.
Para que los miembros del equipo de trabajo estén satisfechos es esencial una correcta gestión del personal. Esto quiere decir que deben contar con un plan de acción claro sobre las tareas, los procesos, las herramientas a utilizar y los plazos.
Es importante que los cargos superiores gestionen de manera eficaz los equipos de trabajo para que el proyecto se lleve a cabo de la mejor manera. Para esto se deben asignar las tareas con base en las habilidades de cada empleado y evitar sobrecargar a una persona o un equipo.
Para el equipo de trabajo también es importante sentirse valorado. Por tanto, es importante que estos tengan incentivos para cumplir objetivos. Estos pueden ser monetarios u otro tipo de beneficios.
Patrocinadores
Al ser responsables de la financiación del proyecto, los patrocinadores suelen tener autoridad para tomar algunas decisiones importantes, como por ejemplo la modificación del presupuesto. Esto normalmente se hace en común acuerdo con la directiva de la empresa.
Gestores de recursos
Los recursos son esenciales para llevar a cabo un proyecto, pero gestionarlos correctamente es la clave para poder tener éxito. Es por este motivo que los gestores de recursos necesitan contar con comunicación constante y efectiva por parte de los equipos de trabajo y gestores de proyecto.
Las buenas relaciones entre las partes facilitarán en gran medida el trabajo de los gestores de recursos.
Clientes
Por último, pero no menos importante, están los clientes. Independientemente del producto o servicio que ofrezca la empresa, será el cliente el que tenga la palabra final sobre el proceso. Será este el que decida si adquiere el producto o no.
El cliente debe obtener la información necesaria de manera sencilla. Esto se hace a través de estrategias efectivas de marketing y publicidad.
Solo así conocerán los beneficios de adquirir el producto y por qué deben elegir a una empresa en lugar de su competencia. Esto especialmente si el precio del producto o servicio es más elevado, ya que debe haber un valor agregado que justifique el gasto.
La satisfacción del cliente es el fin último de cualquier proyecto en cualquier empresa, puesto que ninguna parte del proceso habrá dado resultados si el producto no se vende.
Por ende, resulta esencial hacer un buen estudio para poder identificar necesidades en el mercado y solucionarlas de manera eficiente.
Satisfacer a los stakeholders de un proyecto es una de las metas de cualquier empresa a la hora de llevar a cabo cualquier trabajo, por lo que debe ser un tema al que se le debe prestar máxima atención desde la planeación.