Uno de los trabajos más importantes de un Project manager a la hora de llevar a cabo un proyecto es determinar cuál será el plan de comunicación a seguir para tener éxito. Si bien no existe una fórmula exacta para conseguirlo, hay ciertas directrices que se deben seguir para poder tener una comunicación efectiva durante el desarrollo del proyecto en cuestión.
El rol del Project manager exige hacer todo lo que sea necesario para que el trabajo en un proyecto sea eficiente. De hecho, un Project Manager se pasa el 90% de su tiempo comunicándose con los involucrados en el proyecto. Para esto es esencial contar con una buena metodología. Esto especialmente cuando se trata de grupos de trabajo numerosos, ya que en ocasiones se puede dificultar el contacto entre personas y equipos.
Es justo para esto que se diseña un plan de comunicación. Se trata de un esquema en el que se le especifica a cada una de las personas implicadas en el trabajo cómo y con quiénes se tiene que comunicar en un momento determinado.
Es importante contar con una hoja de ruta que indique paso a paso a cada participante todo el plan de comunicación, plan que debe tener la misma duración que el proyecto.
¿Cuál es el objetivo de un plan de comunicación?
Si bien parece evidente, es necesario tener claro cuál es el verdadero objetivo del plan de comunicación de una empresa.
En líneas muy generales, lo que se busca con el plan de comunicación es la eficiencia. Ser eficiente implica cumplir los objetivos evitando al máximo los errores y las pérdidas de tiempo.
En muchas ocasiones, estos problemas se dan justamente por no tener parámetros claros con respecto a la comunicación en el proyecto. Esto puede traducirse en demoras, malos entendidos, errores y, por consiguiente, pérdidas de dinero. Y todos sabemos que ninguna empresa quiere esto.
En este sentido, el objetivo de un plan de comunicación es determinar qué cosas se comunican, a quién se le comunican y el canal que se use para comunicar.
¿Qué debe incluir un plan de comunicación?
Es necesario que el plan de comunicación cuente con todo lo que se requiere para cumplir con la estrategia y los objetivos planteados. En este sentido, hay algunas preguntas que deben ser respondidas en esta planificación para poder tener una comunicación efectiva. Las vemos:
La primera pregunta que debe ser respondida es qué canal se utiliza para desarrollar el plan de comunicación. Se pueden usar varios canales y es necesario especificar el por qué se usa cada uno de los canales. Mail, llamada, chat interno…piensa en el que mejor se adapte.
Otra pregunta que debe ser bien respondida es cuáles son los roles en el proyecto. Es decir, definir correctamente la jerarquía de cada uno de los participantes. Es esencial que cada uno de los trabajadores sepa quién es el gerente del proyecto, quiénes son los líderes de equipo y, por supuesto, quiénes son sus compañeros de equipo. Solo de esta manera sabrás a quién acudir en caso de que debas comunicarte con una persona u equipo diferente. Esto ahorrará tiempo y hará la comunicación mucho más efectiva.
Por último, y ligado al punto anterior de los canales de comunicación, es necesario determinar cómo se deben comunicar las decisiones importantes del proyecto. Esto no abarca sólo los canales, sino con qué frecuencia se harán las comunicaciones más importantes del proyecto. Piensa cuándo tienes que comunicarte con determinada persona o departamento, o cuándo hacer la comunicación pertinente. Cómo, cuándo, cuánto y quién son claves en cualquier plan de comunicación.
Comunicación externa
Al hablar del plan de comunicación de una empresa, resulta común pensar simplemente en el plan de comunicación interna. Es decir, el que se pone en práctica entre equipos de trabajo dentro de la empresa. No obstante, también es importante incluir en estas planificaciones la comunicación externa.
Son varios los agentes externos que pueden tener influencia en la empresa y que también deben contar con algún tipo de plan de comunicación.
Desde proveedores, distribuidores, mayoristas, otros interesados y agentes externos que pueden influir en las actividades de la empresa deben formar parte del plan de comunicación externa.
¿Cómo elaborar el plan de comunicación de un proyecto?
A la hora de elaborar el plan de comunicación, hay varios puntos que se deben tomar en cuenta. Mencionaremos algunos elementos que consideramos deben estar dentro de cualquier planificación.
Dicho esto, ya sabes, en líneas generales, qué es un plan de comunicación y por qué es tan importante en una empresa a la hora de sacar adelante un proyecto.
Hay que recordar en todo momento que una comunicación efectiva es la clave para que todo ocurra de la mejor manera posible. Para lograr los objetivos es fundamental que los equipos de trabajo estén en sintonía.
Cualquier traba o distracción en el proceso puede generar problemas en el desarrollo del proyecto. Es por esto que resulta esencial mitigar los errores al mínimo, y contar con un buen plan de comunicación es una de las claves para conseguirlo.
Contar con una comunicación perfecta es realmente difícil por todo el trabajo que esto conlleva. Sin embargo, es posible reducir los errores comunes en inmensa medida gracias a este tipo de planificaciones.
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