La organización es la clave para que cualquier equipo de trabajo logre ser eficiente. En ocasiones, las metas empresariales nos exigen cumplir más objetivos en una menor cantidad de tiempo, y esto se hace más critico cuando se trabaja por proyectos. Es por esto que se necesitan sistemas ágiles y adaptativos, que extraigan el potencial del talento en la organización.
A día de hoy, son muchas las empresas y startups que, a la hora de lanzar proyectos digitales, optan por usar metodologías como Scrum (Agile).
Esto con el objetivo de agilizar y optimizar los procesos al máximo para obtener los mejores resultados en el menor tiempo posible.
Esto sin mencionar los costes de cada una de las actividades. Además de tiempo, las empresas buscan reducir en gran medida los costes operativos para sacar el máximo provecho económico posible de cada trabajo.
Además la transformación tecnológica y empresarial, es una herramienta clave, por lo que la utilización de herramientas de software que apoyen estos sistemas de gestión los hcen más eficientes.Para lograr esto, se suelen utilizar distintos softwares de gestión de proyectos. Este tipo de herramientas pueden resultar ser de inmensa utilidad para las empresas y sus trabajadores, ya que permiten a los equipos de trabajo compartir prototipos, fijar reuniones, intercambiar opiniones, etc.
Si ya trabajas con este tipo de herramientas, es probable que te suenen familiares nombres como Jira Software, Basecamp, Trello, Assembla, Asana, LeanKit. Todas estas encajan perfectamente con los principios Agile y Scrum.
¿Qué es Scrum?
Al hablar de Scrum nos referimos a una metodología ágil y flexible de desarrollo de software y proyectos digitales enfocada en lograr el mejor funcionamiento de un equipo de trabajo.
Entre las funciones de esta metodología para el trabajo grupal se encuentra el escalonamiento de las tareas u objetivos. Esto, para lograr el lanzamiento de un producto viable en la menor cantidad de tiempo posible y con una reducción de costos considerable.
De hecho, el propio nombre de este tipo de metodología explica de forma bastante correcta de qué se trata. En caso de que seas fanático del rugby, es probable que hayas escuchado la palabra Scrum en un contexto totalmente diferente. En este deporte, se le denomina Scrum al reinicio del juego luego de una falta menor.
En palabras simples, el Scrum ayuda a los equipos de trabajo a autoorganizarse, mientras se intenta abordar un problema.
Inicialmente Scrum, fue creado para productos software, sin embargo, ha quedado más que demostrado que estas metodologías se pueden aplicar a una inmensa cantidad de proyectos de cualquier sector, de productos y de servicios.
Este marco ofrece grandes soluciones a todo tipo de equipos de trabajo. Si bien se trata de una herramienta pensada para agilizar los procesos tanto como sea posible, esta también ofrece distintas opciones, como por ejemplo las reuniones, que quizá no son tareas tan veloces, pero que resultan necesarias para el funcionamiento de la empresa.
Se trata de un método colaborativo sumamente eficaz para reducir los tiempos de trabajo, mejorar los resultados y, por supuesto, ahorrar dinero en costos operativos.
¿Qué herramientas usan Scrum?
La metodología Scrum aprovecha las bondades que ofrecen ciertas herramientas digitales. Estas son:
Jira Software
Jira Software es, sin lugar a dudas, uno de los software de gestión de proyectos más completos y utilizados en todo el mundo.
Esta herramienta envía notificaciones vía correo electrónico, permite adjuntar archivos y cuenta con un sistema de búsqueda basado en lenguaje natural.
Además, cuenta con una funcionalidad llamada “tableros scrum”, que permite que los usuarios puedan configurar sus propios paneles para el control de las tareas. De este modo, se puede fijar una fecha de entrega e incluso asociar a otros usuarios.
Basecam 3
Basecam 3 es otro de los principales gestores de proyectos agile que utilizan la metodología scrum. Esta es otra de las opciones más populares en el mercado para la gestión de proyectos. Una de sus principales ventajas es que cuenta tanto con una versión de escritorio para ordenador como con una versión móvil.
Esta herramienta cuenta con todas sus funciones separadas en las categorías backlog de tareas por hacer; foro para intercambio de opiniones; agregador de documentos y archivos; un calendario y un sistema de mensajería privada y de notificaciones.
Trello
Siguiendo con la lista de gestores de proyecto, se encuentra Trello. Este software es muy similar a Jira Software.
Una de las principales críticas que suele tener este software es que no cuenta con grandes recursos para grandes proyectos. Sin embargo, este cuenta con las herramientas necesarias para generar distintas columnas con procesos de trabajo. En Trello se pueden generar ideas, listas de tareas pendientes, en progreso y finalizadas.
Este, en similitud de herramientas sumamente populares como Google Drive, permite que los usuarios dejen comentarios y archivos adjuntos en cada tarea, algo que puede resultar sumamente útil para la eficiencia en el trabajo. Esto permite integrar otras plataformas como Google Apps y todos los beneficios que conlleva.
Assembla
Assembla se trata de un típico tablero con columnas verticales que permite la fácil interacción entre los miembros del equipo de trabajo. En estas columnas también es posible hacer el seguimiento de las tareas en proceso, con la posibilidad de generar notificaciones y alertas.
Otra gran ventaja con la que cuenta este software de gestión de proyectos digital es que cuenta con una API Rest. Esta permite conectar con otras aplicaciones complementarias basadas en un protocolo de autenticación OAuth.
Si estás interesado en este tipo de metodologías de trabajo grupal, puedes cursar el Máster en Project Management. Este máster te ofrecerá toda la preparación y herramientas que necesitas para poder desarrollarte como director de proyectos. Adquirirás competencias para dirigir proyectos en los que sea fundamental que diferentes equipos trabajen juntos.
Sin duda, la metodología Scrum, te facilitará la planificación y control de las tareas necesarias para lograr los objetivos. Es una metodología que permite corregir errores oportunamente y asegurar que el proyecto no se detenga. Por el contrario, que se complete eficientemente en el menor tiempo posible.
