Gestionar proyectos es una tarea que para muchos puede resultar verdaderamente difícil o tedioso de realizar. Principalmente por los riesgos de fallar, de atrasarse o la adaptabilidad que debe mantenerse en todas las etapas del proceso.
Todo gerente de proyectos debe mantenerse alerta a la correcta gestión y asegurarse de que la planificación se mantenga dentro de las restricciones acordadas. Algunas de las restricciones más comunes son el tiempo, el impacto y el presupuesto.
Y es precisamente en estas restricciones en las que se originan los principales riesgos y complicaciones al gestionar proyectos. Esto porque el proceso implica saber manejar retrasos, recursos inexactos, sobre costos e incluso clientes difíciles.
Es importante mencionar que, a pesar de tener disponibilidad de múltiples recursos, herramientas de gestión, materiales de capacitación y metodologías flexibles, las empresas y particulares pueden presentar todo tipo de inconvenientes.
¿Qué implica gestionar un proyecto?
Para comprender lo que implica la gestión de proyectos, lo primero que se debe establecer es qué se entiende por proyecto en el entorno empresarial. Y es que un proyecto no es más que la suma de acciones que sirven para desarrollar una idea de negocio. Eso implica verificar que la idea tenga viabilidad comercial, financiera y una visión a corto, medio y largo plazo.
La gestión de proyectos comprende el conjunto de metodologías necesarias para planificar y dirigir las distintas etapas del proceso de ejecución de un proyecto.
Es importante señalar que, un gerente de proyectos debe establecer, ejecutar y vigilar el cumplimiento de los objetivos establecidos. Esos objetivos deben ser específicos, alcanzables, medibles y realistas.
La idea es que se logre controlar el inicio y el desarrollo del proyecto, detectando oportunamente las complicaciones que puedan surgir y encontrarles solución.
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Problemas más comunes al momento de gestionar un proyecto
Existen problemas implícitos en la gestión de un proyecto que podrían conducirlo al rotundo fracaso si no se identifican y se solucionan a tiempo. Algunos de estos problemas, son:
Objetivos mal definidos o poco realistas: comenzar un proyecto sin objetivos claros y determinados es como emprender un viaje sin tener un destino definido. Esto produce confusión, ya que nunca habrá una idea clara de a dónde ir y cómo llegar allí.
Un tiempo de ejecución irreal: Los clientes siempre querrán que sus proyectos se entreguen lo más rápido posible y al mismo tiempo que sus proyectos se desarrollen de la forma más eficiente posible. El problema es que lo eficiente y lo perfecto requiere tiempo para diseñarse y para ejecutarse.
Falta de comunicación: En todo proyecto la comunicación efectiva es fundamental para que la línea de acción se mantenga intacta en cada etapa del proceso. Un buen gerente de proyectos debe contar con métodos de comunicación oportunos y transparentes para garantizar que todas las partes participen eficientemente en el proceso.
Errores en la gestión de riesgos: Identificar y planificar una situación incierta es parte esencial del rol de un gerente de proyecto. Los riesgos pueden ocurrir por la imprevisibilidad del entorno o por fallas subyacentes en la planificación.
Falta de habilidades en el equipo de trabajo: El desempeño en los equipos de trabajo depende en gran medida de las capacidades y habilidades individuales.
Falta de presupuesto: Aunque en principio parezca un problema que escapa de las manos del gerente del proyecto, lo cierto es que estos deben adaptarse al dinero disponible. Y a pesar de ello, algunos suelen percatarse de que han excedido el presupuesto cuando ya es demasiado tarde.
Soluciones a los problemas de gestión de proyectos
No solo se trata de prevenir los problemas más comunes en la gestión de proyectos, sino de conocer las soluciones oportunas a estas problemáticas. Algunas de ellas, son:
Precisión en los objetivos: Lo mejor que puede hacer un gerente es definir los objetivos, metas e hitos del proyecto antes de iniciar cualquier actividad. Establecer los objetivos a modo de propuesta y definir objetivos cortos que ayuden a cumplir las metas más grandes o completas del proyecto.
Escuchar al cliente y ser honesto con los tiempos: es importante descubrir las razones que impulsan al cliente a desear una fecha límite específica para el proyecto. Para posteriormente presentarle un plan impecable, completamente realista, con un análisis alternativo y con garantía de una comunicación efectiva entre el equipo de desarrollo y el cliente.
Comunicación efectiva entre el equipo: es fundamental establecer flujos de comunicación adecuados. Esto puede realizarse a través de un software empresarial que ayude a todos los miembros a mantenerse informados e intercambiar ideas.
Prever riesgos en la gestión: Aunque es imposible predecir cada riesgo potencial y su impacto, es importante minimizarlos. Esto se logra a través del análisis de entorno junto al desarrollo de planes alternativos.
Identificar las habilidades dentro del equipo: Un buen gerente evalúa el talento humano disponible para determinar si se requiere o no personal con habilidades adicionales. Además de reorganizar la estructura del equipo de trabajo cuando se cree que sus habilidades no están siendo aprovechadas.
Presupuesto realista y control de gastos: Para todo proyecto es imprescindible que se trate de presupuestos realistas. En materia de planificación presupuestaria esto es imprescindible, además que se controlen los gastos en la ejecución. Ahora bien, un gerente debe proporcionar información oportuna sobre los sobre costos diarios del proyecto y mantener siempre informados a los interesados.
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En definitiva, en la gestión de proyectos se pueden presentar múltiples problemas y muchas veces incurrir en errores comunes que pueden llegar a perjudicar su ejecución o el éxito.
Frente a esa posibilidad, es muy importante cursar un Máster en Dirección de Proyectos. Esta formación te ayudará a ser más estratégico, eficiente, minimizando costos y gestionando mejor los riesgos. En fin, te ayudará a enfrentar mejor los problemas comunes en la gestión de proyectos y a precisar las mejores soluciones.