Te han encargado un proyecto y eres o quieres llegar a ser Project Manager. Bien sea un proyecto sencillo o bien complejo, debes seguir estos pasos para gestionarlo. Vamos a ver el santo grial de todo gestor de proyectos, el paso que hay que seguir para poder llevar un proyecto a cabo: la elaboración de un plan de gestión.
Sugerencias para gestionar un Proyecto profesional
Vamos a ver cómo hacer y dónde no fallar para que salga un proyecto adelante:
Paso 1: Identifica y reúnete con los stakeholders/interesados
¿Quién es un stakeholder? Todo aquel que afecta a tu proyecto, lo que incluye también a tus clientes y los que emplearán el servicio o producto final que crees. El primer paso de todo proyecto es reunirte con los interesados. ¿Quiénes son? Para ello reúnete con ellos, pregunta qué quieren, cuál es el presupuesto, el alcance que debe tener el proyecto. Sé lo más claro posible y guarda esta información. Esta información será tu salvavidas para poder cumplir con todo lo que te diga tu sponsor o patrocinador (el que financia y pide el proyecto).
En este paso cuanta más comunicación mejor, ¡recuerda que un Project manager se pasa un 80% de su tiempo comunicando con stakeholders y equipo! En Project management se aprende a cómo, cuándo y dónde comunicarse con stakeholders para que no haya malentendidos (y con ello no se vaya el proyecto de fecha y presupuesto). La claridad es tu mejor amiga cuando estás gestionando un proyecto.
Paso 2: Define los objetivos de tu proyecto y ordena tus prioridades
Una vez ya sepas lo que quiere cada stakeholders, con nombre y apellidos, prioriza estas necesidades y crea los objetivos, lo que tienes que conseguir para que salga bien. Crea un documento donde se describan los objetivos claramente. Una vez tengas este documento, hazlo circular y acuérdalo con tus stakeholders, así estarás evitando el peor enemigo de un proyecto: el scope creep o corrupción de alcance, que es cuando un proyecto empieza teniendo una serie de necesidades y acaba teniendo muchas más, a menudo inabarcables y fuera de presupuesto y tiempo.
Los Project manager con formación saben perfectamente cómo evitar el scope creep y así evitar dolores de cabeza al sponsor y fallos catastróficos para la empresa. Recuerda: llega a una conclusión con tus objetivos con los stakeholders, si no lo haces pedirán más de lo acordado y nunca estarán satisfechos, y el proyecto no saldrá adelante.
Paso 3: Define los entregables de tu proyecto
Los entregables, o deliverables en inglés, es un bloque del proyecto, un documento, un informe de un proyecto. Algo que has finalizado dentro del proyecto. En este paso has de identificar los entregables y qué pasos debes seguir para terminar esos entregables. Una vez tengas los entregables definidos, sé específico para describir los pasos que tienes que seguir para dar por terminado ese entregable, y qué necesitas. Sé metódico, sé realista y valora todos los componentes.
Ya has definido los entregables de tu proyecto, bien, esto es un gran paso, ahora estima cuánto tiempo se tarda en realizar ese entregable. Si realmente necesitas un cronograma concreto, este es un paso independiente que veremos en otra ocasión, pero por lo pronto para hacer un plan de gestión de proyectos básico simplemente indica cuánto tardaría en hacerse cada entregable y cuál sería la fecha límite para que estuviese terminado. Aquí puedes establecer las denominadas milestones o hitos, fechas clave en tu proyecto. Esto te ayudará a monitorizar tu progreso y a comunicar a tu sponsor cuánto has avanzado. ¡Nunca olvides comunicar este resultado a tu sponsor y tu equipo! Un milestone o hito significa que las cosas avanzan, y todos quieren escuchar buenas noticias.
Paso 4: Crea el cronograma de tu proyecto
Ve a tu lista de entregables, observa y define cada tarea que incluye la realización de este entregable. ¿Cuánto tiempo tarda cada una? ¿Qué recursos necesitas para llevar a cabo esta tarea? ¿Quién es el responsable de llevarla a cabo?.
Ahora es momento de ver las dependencias, esto es muy importante. Las dependencias significan que algo depende de otra cosa, es decir, en la construcción de una casa los techos dependen de la estructura de una casa, hasta que ésta no esté lista, no se podrá continuar. Identifica las dependencias de tu proyecto. Hay muchas herramientas para este paso que todo Project manager debe conocer. Cuánto mejor sepas hacer este paso, más éxito tendrá el proyecto.
Paso 5: Define los riesgos de tu proyecto y cómo gestionarlos
No hay proyecto que no tenga riesgos, es innato. Lo importante es saber identificarlos y gestionarlos. Un riesgo puede ser una huelga de materiales, un riesgo puede ser que un empleado coja una baja. Para ello, reúnete con tu equipo y elaborad una lista de riesgos. Una vez las tengas debes categorizar los riesgos por importancia. Esto te dará mucha información crucial para tu proyecto.
Ahora debes gestionar cada riesgo. Indica cómo harás para gestionarlo y quién se encargará de esta gestión. Este paso incluye muchos otros pasos en Project management, de forma metódica el proyecto va encaminándose.
Paso 5: Reúnete y presenta el plan de gestión de tu proyecto
Este paso es donde tienes que sacar lo mejor de ti como Project manager y demostrar que eres capaz de gestionar un proyecto. Así que reúnete con los interesados y elabora cómo vas a gestionar este proyecto. Presenta igualmente los roles de cada uno, cómo te comunicarás, cómo se aprobará cada decisión. Sé muy claro y asegúrate de que todos saben (y están de acuerdo) con cómo se gestionará el proyecto.
Expresa a tus interesados lo que tienen que hacer por su lado para que el proyecto salga adelante, esto incluye el presupuesto, tiempo, personal, etc. Aquí puedes ver si se necesitan recursos extra en caso de que pidan algo añadido.
Haz tu documento de gestión de proyecto claro y de fácil lectura, utiliza diagramas fáciles de entender, así evitarás malentendidos. Una vez lo tengas recurre a él durante todo tu proyecto para acercarte lo más posible a lo acordado.
Por ello es muy importante poder formarse con un plan de estudio actualizado, moderno y sobre todo que incorpore las últimas tendencias que se están utilizando en el mercado profesional.
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